Надо проверять логи получения почты на сервере, для начала.

Hellraiser-ru, ууу...это не мне, а специалисту. У меня доступа нет.

Jennifer Naismith,
тогда ой, тут сначала нужно отловить момент поступления письма на сервер.
потом время, через которое письмо на комп придёт.

Таймштамп входящего письма ставит принимающий сервер. Таким образом, на почтовый сервер вашей компании письмо упало именно тогда, когда это отображается в Outlook. Там же можно посмотреть, когда оно было отправлено, если выбрать колонку "Получено" или "Дата". Давно не пользуюсь сим поделием, поэтому не в курсе что там нынче за что отвечает.
Нельзя посмотреть, когда письмо попало в вашу программу. При подключении по протоколу IMAP считается что новое письмо попадает к вам сразу. При подключении по протоколу POP3 считается что новое письмо вы получаете тогда, когда нажимаете кнопку "Получить" или не более чем раз в настраивемый интервал, по умолчанию то ли 10 минут, то ли 30. Клиент не ставит своих меток о том, когда письмо попало к нему, поскольку это бессмысленно - время компьютера может быть запросто не синхронизировано или нарочно подменено.
Единственный способ на клиенте узнать когда было получено определенное письмо - включать логгирование. Делать это надо заранее, естественно, по умолчанию эта функция не включена.

Фактически, наиболее часто встречающийся в моей практике случай - это когда у человека настроено "не сортировать" входящие письма, либо сортировка выполняется не по дате. Пропустить письмо в таком случае - раз плюнуть. Естественно, когда человек начинает искать письмо и сортировать их по дате - письмо, ВНЕЗАПНО, появляется. Хотя оно всегда там было, просто лежало не на виду.
Если это корпоративная почта, и вы получаете другие письма от этого отправителя - то скорее всего у вас именно этот случай. Получение писем похоже на опрокидывание ведра с водой - часть воды не может застрять в ведре, она всегда выливается вся. То есть вы либо не получаете письма вообще, либо получаете все.

Второй вариант - то, что письмо было квалифицировано сервером как спам. Пока не было подтверждено, что отправитель - не спамер (например, пока кто-то из вашей фирмы не написал по адресу отправителя), оно лежало в карантине. Когда кто-то написал отправителю письма, сервер пометил отправителя как доверенного и при пересмотре карантина доставил все письма от этого отправителя. Если вы раньше не писали по этому адресу (и никто с вашего домена не писал), и письмо пришло после того как вы написали "А вы нам ничего не присылали?", то это ваш случай.
С этим можно поделать следующее:
1. Узнавайте, отправили ли вам письмо по телефону. Если оно не дошло за 30 минут - звоните админам, просите глянуть в логах почтового сервера. Админам нужно знать адрес отправителя и адрес получателя. Остальные данные бесполезны. После того как вы один раз напишите отправителю сами, все письма с его домена (то, что после знака @) будут проходить без проблем.
2. Смотрите папку "Спам" самостоятельно. У нас на некоторые адреса приходит по 100-200 спамерских писем за день, так что метод очень невкусный.

Jennifer Naismith, если задержка в приёме происходит на уровне почтового сервера (а не при получении письма почтовой программой), то вы увидите факт задержки в служебных заголовках самого письма (меню "Параметры" в окне письма -> поле" Заголовки Интернета") - там отображается весь путь сообшения от отправителя к вам.

К сожалению, там не будет видна причина - для этого действительно нужно смотреть лог почтового сервера.

Ржавый Филин, Скорей всего первый случай.
Ruta Freiberg, Спасибо.